Hoe kunnen we ons netwerk aansturen en organiseren?


Hoe kunnen we het netwerk zo inrichten dat we onze missie bereiken? Wie pakt dan welke rol? En waar beleggen we welke taken en verantwoordelijkheden? Hoe werken we samen met publieke partijen en andere netwerken?

Twee variabelen 

Voor de praktische inrichting van het netwerk zijn twee variabelen leidend. In de verkenningsfase moeten deze meegenomen worden.

  1. Wie financiert het netwerk? Sommige netwerken draaien volledig op bijdragen van werkgevers, maar in andere gevallen is er een externe financier zoals een werkgeversservicepunt, een werkbedrijf, een werkgeversorganisatie of een sectorinstituut. In dat laatste scenario krijgt een niet-werkgever de positie van opdrachtgever in het netwerk.
  2. De keuze tussen eigenaarschap en ontzorgen. Willen de initiatiefnemers een netwerk voor en door werkgevers, waardoor veel werk bij de deelnemers komt te liggen? Of willen de deelnemers zich volledig focussen op het realiseren van arbeidsplaatsen en geen organisatorische zorgen hebben? Dat vraagt om een andere manier van inrichten én financieren.

Rollen en taken in een netwerk 

In de onderstaande tabel staan de rollen en taken die doorgaans binnen een netwerk uitgevoerd moeten worden. Op basis van de ervaringen van bestaande netwerken schetsen we een basisinrichting voor de organisatie van het netwerk.

Belangrijke rollen zijn weggelegd voor een kerngroep en een netwerkcoördinator. Een kerngroep bestaat uit een of meerdere werkgevers die richting geven aan het doel en activiteiten van het netwerk. Een netwerk kan in de praktijk niet zonder een netwerkcoördinator. Hij of zij is de spin in het web om alles in en rondom het netwerk te coördineren en heeft dus een coachende en faciliterende rol.

De besturing van het netwerk

Om het netwerk van werkgevers zelf te laten zijn, is het belangrijk dat de aansturing en het beleid ook in handen zijn van werkgevers. In sommige gevallen is het nodig een formeel bestuur aan te stellen, bijvoorbeeld als er een externe financier is. Deze externe financier zou alleen moeten sturen op de missie, de invulling van de activiteiten zou in handen moeten liggen van werkgevers. Een spanningsveld ontstaat wanneer een opdrachtgever/financier op voorhand een uitgewerkt (jaar)plan wil zien. Dat past niet bij een behoeftegestuurd netwerk. In de 99vanGroot-Amsterdam heeft het uitvoeren van een jaaragenda ertoe geleid dat het grootste deel van de werkgevers zich geen eigenaar voelt. Sturing van een netwerk voor inclusief werkgeverschap moet niet alleen gericht zijn op aantallen activiteiten en deelnemers maar ook op betrokkenheid en eigenaarschap. In de praktijk ligt het dagelijks bestuur van veel netwerken bij de kerngroep van werkgevers (zie hierna). Voor het slagen van het netwerk kan het daarbij handig zijn een netwerkcoördinator aan te stellen die praktische zaken coördineert.

De kerngroep

De kerngroep bestaat uit meerdere werkgevers die richting geven aan het doel en activiteiten van het netwerk. Bij de start van het netwerk wordt de kerngroep vaak gevormd door de initiatiefnemers; bij volwassen netwerken is het aan te raden de kerngroep uit te breiden met nieuwe werkgevers. De kerngroep is het hart van het netwerk: de kerngroep bepaalt en voert uit.

Verdeel binnen de kerngroep de rollen. Wijs tenminste een voorzitter aan; mogelijke andere rollen zijn secretaris (bij uitstek een rol voor de netwerkcoördinator), relatiebeheerder voor deelnemers, woordvoerder, penningmeester en communicatie-expert. De kerngroep heeft de volgende taken:

  • Besluitvorming over de doelstelling van het netwerk
  • Besluitvorming over het basisaanbod en deelnemersprofiel van het netwerk
  • Besluitvorming over de activiteiten van het netwerk in afstemming met de andere deelnemers
  • Aansturen / coördineren van themawerkgroepen of projecten
  • Financieel beheer van het netwerk
  • In- en externe vertegenwoordiging van het netwerk
  • Aansturen van de netwerkcoördinator

 “Als coördinator moet je de werkgevers zelf aan zet brengen, een te actieve coördinator zorgt dat de werkgevers zelf minder gaan doen. Ook de rol van de kerngroep vergt een balans. Als een kerngroep overal bij betrokken is, creëer je een overlegcultuur. Wat helpt is actie- en resultaatgericht overleg.”
Hester ten Dolle, cöordinator 99van-netwerken De Normaalste Zaak

De netwerkcoördinator
Een netwerk kan in de praktijk niet zonder een netwerkcoördinator. Hij of zij is de spin in het web om alles in en rondom het netwerk te coördineren. Hij/zij legt continu de bal op de stip zodat de werkgevers hun doelen kunnen behalen en heeft dus een coachende  en faciliterende rol. Wie deze rol invult kan verschillen. Dit kan een deelnemer zijn, een externe coördinator of een personeelslid van een deelnemer die feitelijk als externe coördinator optreedt. Let op, dit kost dus wel extra capaciteit van een deelnemer of geld om hiervoor iemand aan te stellen.

De netwerkcoördinator heeft de volgende taken:

  • Draagt zorg voor het realiseren van de missie doelstellingen en activiteiten van het netwerk
  • Inventariseert continu de behoeften van de deelnemers van het netwerk
  • Zorgt in samenwerking met de kerngroep zorg voor dat de behoeften invulling krijgen
  • Zorgt voor de voorbereiding, organisatie en opvolging van de activiteiten van het netwerk
  • Verbindt de deelnemers aan het netwerk met elkaar
  • Verbindt het netwerk met stakeholders

Tips voor de netwerkcoördinator

De backoffice
Binnen een netwerk zijn er altijd secretariële en organisatorische werkzaamheden die uitgevoerd kunnen worden door een backoffice. In de praktijk komen deze taken snel bij de netwerkcoördinator terecht. Dan bestaat echter het risico dat deze niet voldoende tijd heeft voor de eigen, meer aansturende taken. De backoffice kan bijvoorbeeld belegd worden bij een van de deelnemende bedrijven of extern ingehuurd worden. Zo biedt De Normaalste Zaak backoffice-ondersteuning aan de 99van-netwerken indien gewenst.

De backoffice heeft de volgende taken:

  • Beheer van de deelnemersadministratie en waar van toepassing de financiële uitwerking zoals contributie-inning
  • Communicatie richting deelnemers zoals uitnodigingen en nieuwsbrieven
  • Regelen van locaties, sprekers et cetera
  • Verzamelen en registreren van ambities en resultaten van het netwerk en de deelnemers
De werkgever
Het is de taak van de werkgever om actief deel te nemen aan het netwerk. Dat betekent in ieder geval activiteiten bijwonen, kennis delen en ambities realiseren. De werkgever kan ook een actievere rol binnen het netwerk op zich nemen. Hij of zij neemt dan regie over een project of activiteit. Dit vraagt om samenwerking met de netwerkcoördinator. De netwerkcoördinator moet in ieder geval op de hoogte zijn van alle activiteiten, en kan deeltaken uitvoeren ter ondersteuning.
De klankbordgroep

In de klankbordgroep (soms ook stuurgroep genoemd) zitten de belangrijkste organisaties die een positieve bijdrage kunnen hebben leveren aan het succes van het netwerk. Bijvoorbeeld contactpersonen van werkgeversorganisaties als VNO-NCW, het regionaal werkbedrijf of een opdrachtgever/financier. Taken van de klankbordgroep zijn:

  • Adviseren van de kerngroep omtrent haar taken
  • Ondersteunen van het netwerk
  • Verbinden van het netwerk aan andere initiatieven

Concreet betekent dit dat bijvoorbeeld de directeur van een WSP in de klankbordgroep helpt met het oplossen van knelpunten of door het verstrekken van informatie. Voor de samenstelling van de klankbordgroep is de stakeholderanalyse een goed uitgangspunt. Onder meer in de 99vanUtrecht en de 99vanHaaglanden is er op enigerlei wijze een klankbordgroep ingericht.

De samenwerking met andere werkgeversnetwerken

Samenwerking met andere werkgeversnetwerken (ondernemersnetwerken, sportnetwerken, bedrijventerrein) kan de positie en impact van het eigen netwerk versterken. Dit is het meest succesvol door aan te sluiten bij netwerken dicht in de buurt. Dit kan op verschillende manieren:

  1. Volledige samenwerking: integratie van beide netwerken in één netwerk.
  2. Een ander netwerk plaats laten nemen in de klankbordgroep.
  3. Samenwerking op activiteiten en projectniveau: reguliere afstemming en samenwerking door de voorzitter of netwerkcoördinator. Waar mogelijk samenwerking in activiteiten/ projecten.
  4. Samenwerking door informatie-uitwisseling zodat netwerken op de hoogte zijn van elkaars doelen en activiteiten. De netwerkcoördinator kan deze afstemming verzorgen.

“In de 99vanUtrecht werken we nauw samen met sportnetwerk Utrecht. Zij verbinden businessclubs van sportverenigingen en de werving van deelnemers aan het inclusie netwerk vindt hiervanuit plaats.”
Regio coördinator Marieke Mulder 99vanUtrecht over de samenwerking met een bestaand netwerk

De rol van de kandidaten

De rol van de kandidaten

Een belangrijke overweging is of kandidaten, waar het netwerk werk voor beschikbaar wil maken, zelf een rol moeten hebben in dit netwerk. Het kan helpen om bijvoorbeeld een vertegenwoordiger van de cliëntenraad of een ervaringsdeskundige voor de klankbordgroep te vragen. Een andere vorm van samenwerking met kandidaten is het organiseren van activiteiten/projecten met kandidaten zoals in een Meet & Greet.