Imotions: Als videobutler hoef je je deur niet uit


Imotions wil in videoconferencing alle drempels in gebruik en bediening van de apparatuur wegnemen voor zijn klanten en zet hiervoor aan huis gebonden videobutlers in. Directeur-eigenaar Remko Brilman vertelt graag zijn verhaal.

quote2“Het idee om deze groep mensen in te schakelen past prima bij onze bedrijfsmissie, waarin wij aangeven dat met onze hulp besparingen kunnen worden bereikt bij reiskosten, reistijd en CO2-uitstoot.”

“Toen wij het bedrijf startten hadden wij het idee dat het werk zich prima leent voor thuiswerken. Bij het zoeken naar kandidaten, kwamen we al snel uit bij de groep die noodgedwongen aan huis gebonden is. Het inschakelen van deze mensen past goed bij onze bedrijfsmissie. Door de inzet van deze doelgroep helpen we onze klanten niet alleen aan besparingen op reiskosten en reistijd, maar zorgen we tevens dat de klant een bijdrage levert aan maatschappelijk verantwoord ondernemen door het beperken van de CO2-uitstoot en door gebruik te maken van mijn videobutlers met een beperking. Onze eerste videobutler had bijvoorbeeld een dwarslaesie. Hij was heel blij dat hij kon werken. De samenwerking bleek een succes en inmiddels hebben wij tien videobutlers in dienst, die allemaal vanuit huis werken.

UWV weet niet wat de mensen nog wel kunnen

De inzet van arbeidsgehandicapten als videobutler bleek zeer succesvol, maar het is erg lastig om kandidaten te vinden. Veelal krijgen wij de mensen via re-integratiebureaus. Enkele kennen ons en die kijken continu uit naar potentiële kandidaten. Het aanbod is helaas beperkt. Alhoewel we niet goed snappen hoe dat kan. We zouden graag wat mensen achter de hand hebben die we vast kunnen opleiden. In de zomer van 2015 stond in het NRC een artikel over ons bedrijf, waarin ook dit probleem aan de orde kwam. UWV heeft direct contact met ons opgenomen. Maar UWV weet te weinig over de competenties van mensen in haar kaartenbak. Ze weet niet wat de mensen nog wel kunnen. We zitten echt te springen om nieuwe medewerkers en je zou zeggen dat dit een uitgelezen kans is voor mensen die door een handicap aan huis gebonden zijn. Voor dit werk mogen kandidaten echt overal in Nederland wonen.

Proefperiode – jaarcontract – vast dienstverband

De medewerkers starten vanuit wisselende verbanden; soms een proefplaatsing, soms werkervaring, soms vanuit de Wajong. Na een proefperiode krijgt de videobutler een jaarcontract en daarna een vast dienstverband. We maken een vaste afspraak over het aantal uren van inzet. De butlers kunnen werken naar vermogen en het aantal uren kan de ene week anders zijn dan de andere, afhankelijk van de werkzaamheden. Voordeel van deze afspraak is dat de medewerkers hun werkzaamheden over een dag kunnen spreiden. Ons bedrijf is tussen 07.00 en 24.00 uur actief. Hierdoor is er voldoende gelegenheid voor rusttijd.

Ervaren videobutlers coachen nieuwkomers

De medewerkers krijgen thuis alle faciliteiten die ze nodig hebben voor dit werk. Wij richten de werkplek in. We werken nieuwe medewerkers in door hen mee te laten kijken en mee te laten draaien met collega’s uit de videobutlergroep. Dus ervaren butlers leren het aan nieuwe medewerkers. En stapsgewijs stromen ze in. Na ongeveer drie weken kunnen de nieuwelingen meestal zelfstandig vergaderingen starten.

Aanvankelijk werd regionaal een jobcoach van het UWV ingezet voor de eerste begeleiding. Inmiddels is de videobutlergroep zo groot dat coaching vanuit de eigen groep komt. Tenslotte kennen zij ook de problemen die zich kunnen voordoen. Op kantoor staat een groot scherm waarop alle vergaderingen van de dag gepland staan met de naam van de videobutler die de vergadering organiseert.

Hoe we de kwaliteit bewaken? Een videobutler geeft na afloop van de vergadering zelf een oordeel over het verloop. En dit moet stroken met het oordeel van de klant. Opmerkingen die binnenkomen worden wekelijks in de groep besproken.

Communicatieve vaardigheden zijn belangrijk

Toen wij begonnen, keken wij naar de opleiding van de kandidaten en gingen uit van hbo-niveau en goede technische kennis. Inmiddels vinden wij goede communicatieve vaardigheden belangrijker. Tenslotte hebben ze contact met veel mensen in een hoge positie in de bedrijven. Grote klanten willen goed worden bediend. We willen intelligente mensen. Technische kennis is ook belangrijk, maar dat kunnen de medewerkers leren.

Het is een stressvolle baan en daar moet je mee om kunnen gaan. We doen dertig tot vijftig grote vergaderingen per week, wereldwijd en verspreid over soms wel zes locaties. Het is belangrijk dat vergaderingen op tijd starten. Tijdens de vergadering blijft de videobutler op de achtergrond aanwezig, zodat hij kan zien of de vergadering goed verloopt en hij direct kan inspringen in geval van calamiteiten.

Sommige videobutlers zijn zo bekwaam in de techniek dat zij kunnen meewerken bij onze supportafdeling. Vanzelfsprekend mede afhankelijk van hun fysieke conditie. Als medewerkers kunnen autorijden, geeft dat ook extra mogelijkheden. Onze supportafdeling bezoekt klanten die voor de eerste keer gebruikmaken van onze diensten om de nodige voorbereidingen voor videoconferencing te doen.

Indien gewenst, leveren wij ook de apparatuur aan de klant en daarvoor werken wij samen met Cisco. Daar horen dan weer vaktrainingen bij waarvoor ze een certificaat ontvangen. We hebben nu zelfs een keer meegemaakt dat een medewerker met zijn verworven kennis en vaardigheden een andere baan heeft gevonden. Dat was even schrikken voor ons, maar we zijn ook trots dat wij hebben bijgedragen aan het vergroten van zijn zelfvertrouwen en kennis, zodat hij meer kansen kreeg op de arbeidsmarkt. Het geeft perspectief.

Geen uitzonderingspositie

Structureel proberen wij overcapaciteit in de bezetting in te plannen om eventuele afwezigheid op te kunnen vangen. De mensen zijn heel gemotiveerd om te werken en zullen zich minder snel ziek melden dan anderen. Maar als iemand zich ziek meldt, dan zijn er meestal ook ernstige dingen aan de hand en duurt het vaak een langere periode. Daarom hebben wij een no-riskpolis, zodat UWV de salarisbetaling dan overneemt.
Wekelijks hebben we overleg met alle medewerkers. Dit om de samenwerking te bevorderen. En eens per jaar een feestje met z’n allen om elkaar in het echt te ontmoeten. Het onderlinge contact is goed. Niemand heeft een uitzonderingspositie. Iedereen doet gewoon het werk dat gedaan moet worden.

Onze winst

Wanneer wij contact leggen met potentiële klanten vertellen wij niet dat wij werken met mensen met een handicap. Daar is in het verleden lang niet altijd positief op gereageerd. De klant hoeft er ook niets van te merken. Wij proberen te achterhalen hoe belangrijk MVO voor het bedrijf is en als de klant dit belangrijk vindt, laten we het wel weten. We zien de laatste jaren overigens wel dat MVO vaker bij besprekingen met klanten aan de orde komt.

Wij ervaren dat het werken met gehandicapten ook ons veel oplevert. We zien dat deze mensen echt een stapje harder werken dan een gemiddelde medewerker. Ze komen uit een rotpositie en krijgen door het werk meer eigenwaarde. Daar worden mensen gelukkig van. En dat merken onze klanten, dat het leuke mensen zijn om mee samen te werken. Dat is onze winst. En zelf vind ik het geweldig om de verandering en groei te zien bij medewerkers.
Ons bedrijf verandert continue. Wij zijn bezig om nieuwe diensten te ontwikkelen. We gaan zeker op deze voet door.

Tip

Gewoon doen. niet te veel nadenken over beperkingen en regeltjes. Natuurlijk kom je dingen tegen die je niet verwacht. Wees niet bang.