Q&A preferent proces loonkostensubsidie


Deze Q&A is bedoeld om achtergrondinformatie te bieden aan beslissers bij gemeenten en arbeidsmarktregio’s met het voornemen het preferente werkproces loonkostensubsidie (LKS) (doelgroep P-wet) te gaan implementeren.

Wanneer is de pilot LKS gestart?

De implementatiepilot Loonkostensubsidie liep van juni tot december 2019. De projectgroep (De Normaalste Zaak (DNZ), Divosa en VNG) begeleidde de pilot en nodigt vanaf dit voorjaar gemeenten uit om het preferente werkproces dat in de pilot werd getest en aangescherpt, te gaan invoeren. Waar nodig met onze hulp en waar mogelijk in samenwerking met andere gemeenten uit de arbeidsmarktregio.

In haar kamerbrief van 13 februari jl. over de voortgang van het Breed Offensief, onderstreept voormalig staatssecretaris Van Ark (SZW) het belang van vereenvoudiging op het terrein van LKS om meer duurzame banen voor de doelgroep te realiseren. Zij staat in haar brief stil bij de pilot Loonkostensubsidie en de verdere verspreiding van het preferente werkproces in 2020 en 2021, vanuit de ambitie dat alle gemeenten deze werkwijze gaan overnemen.

Waarom is de pilot LKS gestart?

Veel werkgevers willen inclusiever worden en meer mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan werk helpen. Deze werkgevers krijgen voor voorzieningen regelingen als loonkostensubsidie te maken met de gemeente. Grote, maar ook steeds meer kleine werkgevers, opereren over gemeentegrenzen heen en krijgen te maken met verschillende uitvoeringswijzen. Dit zorgt voor onduidelijkheid, onvoorspelbaarheid en administratiedruk.

Werkgevers moeten bijvoorbeeld hun informatie steeds op een andere manier aanleveren. Ook lopen ze ertegenaan dat belangrijke beslis- en betaalmomenten bij verschillende gemeenten verschillend verlopen. Een preferent proces voor de administratieve uitvoering van loonkostensubsidie maakt het voor werkgevers makkelijker en aantrekkelijker om mensen via dit instrument aan het werk te helpen.

Wie nam(en) het initiatief voor de pilot LKS?

DNZ, Divosa en VNG hebben het ministerie van SZW een voorstel gedaan: wat als we met experts in verschillende sessies tot een eenduidig LKS-proces komen om deze vervolgens in een aantal gemeenten te implementeren? Zo kon men in de praktijk ervaren:

  • welke verbeteringen mogelijk zijn in het LKS-proces
  • wat de impact van het LKS-proces is op ondersteunende ICT
  • hoe je implementatie van een LKS-proces slim aanpakt
  • wat randvoorwaarden zijn om succesvol met het LKS-proces te gaan werken.

Het ministerie van SZW was hier enthousiast over en besloot dit initiatief vanuit de uitvoering van het Breed Offensief te ondersteunen.

Welke organisaties waren betrokken bij de pilot?

Behalve de projectgroep met DNZ, VNG en Divosa onder aansturing van een stuurgroep (met daarin o.a. de vakbeweging en het ministerie van SZW) was sprake van een expertgroep die bestond uit zo’n 20 praktijkdeskundigen van gemeenten, werkgevers (grotere en kleinere) en cliëntenorganisaties. Tussendoor zijn ook ICT-deskundigen, SZW-ambtenaren, Het Inlichtingenbureau en het Arbeidskundig Kenniscentrum (AKC) gesproken.

De pilot had de volgende 10 deelnemers, die het LKS-proces uitvoeren voor 30 gemeenten: Weener XL, Gemeente Oss, ISGD, Gemeente Arnhem, Lucrato, Werksaam West-Friesland, DZB Leiden, Tiem, Werkroute, SD Drechtsteden.

Hoe ziet het preferente werkproces eruit?

Deze procesvisualisatie laat op hoofdlijnen zien hoe het preferente werkproces eruit ziet. Op het VNG forum preferente proces LKS kunt u gedetailleerde actuele procesoverzichten vinden. Toegang tot dit forum kunt u aanvragen via LKS@denormaalstezaak.nl

Wat levert werken volgens het preferente LKS-proces gemeenten op?

Wie gaat werken met loonkostensubsidie vanuit het preferente proces ervaart de volgende voordelen:

  • Een gestroomlijnd en overzichtelijk administratief proces (bv. door een korte doorlooptijd en goede balans tussen mondeling contact en schriftelijke communicatie)
  • Een duidelijk proces dat aansluit bij werkgevers en werkzoekenden (bv. door meer transparantie en voorspelbaarheid)
  • Vroegtijdig instappen op een werkproces dat de landelijke norm wordt
  • De systemen worden ingericht op optimale ondersteuning in het preferente proces
  • Een hogere kwaliteit in werkgeversdienstverlening (waardoor werkgevers tevredener zijn en zich positiever tot de gemeente verhouden).

Welke mensen hebben het preferente LKS-proces ontwikkeld?

Het preferente LKS-proces is – vanuit het Breed Offensief – onder begeleiding van DNZ, VNG en Divosa uitgewerkt en ontwikkeld door een groep van zo’n 20 praktijkdeskundigen van gemeenten, werkgevers (grotere en kleinere) en cliëntenorganisaties. Dat gebeurde tussen november 2018 en maart 2019.

Hoe kan ik feedback geven voor een toekomstige verbetering van het preferente LKS-proces?

Vanuit de pilotervaringen is het initiële LKS-proces verbeterd en ontwikkeld. Dat biedt een solide basis om succesvol de brede implementatie bij gemeenten op te pakken. Nog steeds staat de projectgroep open voor suggesties die de werkgeversdienstverlening verbeteren en/of administratieve lasten rond loonkostensubsidie verminderen.

De feedback ontvangen wij het liefst als verbetersuggestie op het hiervoor beschikbaar gestelde VNG Forum. Daarop is ook altijd een up-to-date versie van het preferente proces en bijbehorende implementatie-toolkit te vinden. Wie nog geen toegang heeft tot het VNG Forum, kan een mailtje sturen met een deelnameverzoek naar LKS@denormaalstezaak.nl.

Ik zie dat iets specifieks in het preferentie LKS-proces misschien minder goed werkt in mijn eigen uitvoeringspraktijk. Kan ik dan gewoon mijn eigen oplossing (blijven) gebruiken?

We waarderen die denk- en doekracht die in de praktijk beschikbaar is. We harmoniseren het LKS-proces niet om het harmoniseren, maar omdat we het willen verbeteren en ontwikkelen. Wie in de praktijk de overtuiging heeft dat iets op een andere manier beter werkt, is van harte uitgenodigd om de ervaringen, inzichten en suggesties te delen met de projectgroep via LKS@normaalstezaak.nl. Wie weet leiden jouw praktijkinzichten op lokaal niveau tot verbeteringen op nationaal niveau.

Hoeveel gemeenten hebben het preferente LKS proces geïmplementeerd?

Op dit moment (Q4 -2020) hebben 80 gemeenten het preferente werkproces geïmplementeerd of zijn dit aan het implementeren. Ook zijn we met diverse gemeenten en arbeidsmarktregio’s in gesprek die hiermee willen starten.

Hoe ziet de hulp bij de implementatie er precies uit?

Dankzij de toolkit die we hebben ontwikkeld, kunnen gemeenten een goede start maken met het stap voor stap implementeren van het preferente LKS-proces. Gemeenten ervaren de ondersteuning door de projectgroep als prettig door de:

  • Begeleide sessie verschillenanalyse (huidige proces vs. preferente LKS-proces)
  • Praktische hulp bij het maken van een implementatieplan
  • Beantwoording van specifieke vragen
  • Uitwisseling met andere gemeenten met vergelijkbare organisatieveranderingen en -systemen

Hoeveel tijd reken ik ongeveer voor een succesvolle implementatie van het preferente proces LKS?

Over het algemeen kan de implementatie van het preferente LKS-proces binnen een kwartaal worden voorbereid en uitgevoerd. De verschillen tussen het bestaande proces en het preferente LKS-proces zijn vaak niet zo groot. Bovendien lukt het vaak om het preferente proces binnen bestaande systemen te realiseren. Toch vraagt het aanhaken van bijvoorbeeld de communicatieafdeling (denk aan look & feel van correspondentie) en ICT (denk aan techniek en beheer) even tijd en zorgvuldigheid. Dit geldt ook voor de introductie en evaluatie met de medewerkers die het proces in hun dagelijkse praktijk uitvoeren.

Als ik vandaag ja zeg op de implementatie van het preferente LKS-proces, wanneer gaan we dan van start?

Deze vindt plaats in een begeleide sessie met het ondersteuningsteam van 1,5 uur en deze kan (op dit moment) binnen twee weken na jouw aanvraag plaatsvinden. Zo’n aanvraag kun je heel makkelijk doen via LKS@denormaalstezaak.nl. Voor de verdere implementatie bepalen gemeenten na de verschillenanalyse vaak hun eigen tijdpad.

Waar zitten in de praktijk voor gemeenten vaak de grootste verschillen tussen het huidige en het preferente LKS-proces?

De meeste deelnemers hebben met het oog op het preferente LKS-proces twee tot vier van onderstaande veranderingen doorgevoerd vanuit de verschillenanalyse.

  • Gestandaardiseerde uitvraag van alle benodigde gegevens bij aanvang van de LKS-aanvraag.
  • Besluit over toekenning/afwijzing schriftelijk bevestigen aan werkzoekende/medewerker opnemen in het werkproces.
  • Opnemen/formaliseren signaleringen in het kader van tijdig in gang zetten van verlengingen of hermetingen.
  • Invoeren van eenduidige wijze van rappelleren om werkgevers te bewegen tijdig gegevens aan te leveren.
  • Aanpassingen in betaalwijze voor vaste elementen: van achteraf/op declaratiebasis naar vooraf betalen.
  • Aanpassen van frequentie van uitbetalen of verrekenen van variabele uren en ziekte naar minimaal eens per kwartaal.
  • Aanpassen van het betaalmoment naar uiterlijk 1 werkdag voor de 21e van de lopende maand.

Hoe kan ik vooraf referenties opvragen of ervaringsverhalen horen van gemeenten of werkgevers die al volgens het preferente proces werken?

We kennen de gemeenten die je voorgingen in het implementeren van het preferente proces LKS goed. Zo kunnen we je met jouw specifieke vraag of verzoek meestal in contact brengen met een praktijkdeskundige. Bijvoorbeeld omdat hij/zij eenzelfde soort wijziging doorvoerde of met een vergelijkbaar systeem werkt. Vaak werkt het VNG Forum ook goed om informatie en ervaringen uit te wisselen.

Mail ons gerust via LKS@denormaalstezaak.nl

Wie uit mijn organisatie betrek ik allemaal bij de implementatie van het preferente LKS-proces?

Voor een succesvolle implementatie van het preferente LKS-proces is een helder mandaat van het MT nodig. Wie dat heeft en aan de slag gaat, heeft twee tot vier medewerkers nodig om de implementatie voor te bereiden. Denk hier aan een ervaren administratief medewerker of coördinator administratie en een ervaren consulent werk of coördinator werk. Het is ook goed om een vast aanspreekpunt te hebben voor functioneel beheer, communicatie en kwaliteit. Als het implementatieplan gemaakt is, kan een kick-off-sessie worden georganiseerd om medewerkers te informeren die met het preferente LKS-proces gaan werken. Een format voor zo’n sessie zit in de toolkit.

Komt er voor andere instrumenten ook nog een preferent proces?

Niet alleen rond het in dienst nemen van iemand met loonkostensubsidie merken werkgevers en gemeenten dat ze behoefte hebben aan eenduidiger werkproces. Onder meer vanuit het Breed Offensief lopen hiervoor verschillende trajecten. Het is voorstelbaar dat ook andere relevante processen voor het in dienst nemen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt vanuit de gemeente- en werkgeverspraktijk uiteindelijk gaan verlopen via een preferent proces.

Wie betaalt de implementatiekosten voor het preferente LKS-proces?

De projectgroep (DNZ, Divosa en VNG) ontvangt financiering vanuit het ministerie van SZW in de vorm van subsidie. De projectgroep helpt gemeenten op weg bij implementaties, zonder kosten in rekening te brengen.

Implementatiekosten voor gemeenten bestaan uit ureninzet van medewerkers en soms uit kosten voor het aanpassen van ondersteunende systemen om het werkproces optimaal te ondersteunen. Een generieke schatting hiervan is lastig te maken. Dit hangt af van hoe groot de te overbruggen verschillen zijn tussen het bestaande en preferente LKS-proces.

Het ministerie van SZW stelt vanuit het Breed offensief 1,5 miljoen euro ter beschikking, bedoeld als tegemoetkoming voor gemeenten die het preferente proces Loonkostensubsidie gaan implementeren. De subsidie is beschikbaar voor 2020 – 2021. Bij het vaststellen van de hoogte van het bedrag per gemeente worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: Bij deelname van 300 gemeenten is de pot van 1,5 miljoen leeg. De verdeelsleutel gaat uit van een evenredige verdeling van 20 procent van het totaalbedrag. 80 procent wordt volgens de BUIG verdeelsleutel verdeeld.

Via LKS@denormaalstezaak.nl kunt u het bedrag opvragen waar uw gemeente of uitvoeringsorganisatie een beroep op kan doen.

Gemeenten kunnen het bedrag ontvangen wanneer duidelijk is dat ze het preferente proces gaan invoeren. Daartoe leveren gemeenten drie documenten op waarna de tegemoetkoming aan de gemeente wordt overgemaakt:

  1. Een verschillenanalyse met daarbij opgetekend op welke onderdelen de gemeente de stap naar het preferente proces gaat zetten en onder welke voorwaarden of op welke termijn de overige stappen volgen.
  2. Een plan van aanpak met daarin de implementatie van het preferente proces (conform de verschillenanalyse) en het plan om tot verbeterde inrichting van de software ter ondersteuning van het LKS-proces te komen.
  3. Expliciet commitment van de gemeente om het plan uit te voeren.

terug naar begin ⇑