Utrechtse werkgevers aan de slag met functiecreatie


Een grote groep werkgevers uit de regio verzamelde zich in de ochtend bij Portaal voor een kennissessie vanuit De Normaalste Zaak Utrecht. Hester Dijkstra (UMC/Reinaerde) en Ellen Bijl (UWV) informeerde de groep over hun kennis en ervaring over functiecreatie en jobcarving. Ook ging de groep zelf aan de slag met de eerste stappen van functiecreatie.

Verwachtingen en vragen vanuit het netwerk
Hester Dijkstra trapte de sessie af en peilde vooraf de verwachtingen en vragen in de groep. Er bleek al behoorlijk wat voorkennis te zijn, maar de deelnemers namen zeker ook vragen mee:

  • KvK: Hoe werkt functiecreatie in combinatie met een bestaand functiehuis?
  • Sweco: Hoe werkt functiecreatie in combinatie met wet- en regelgeving?
    Denk aan een functie die eindigt waar jobcarving op is toegepast.
  • Tempo-Team: Hoe kan het ontwikkelperspectief goed meegenomen worden in het proces van inclusief herontwerp van werk (IHW).
    De ervaring is namelijk dat dit vaak wordt vergeten en kandidaten door hun gecreëerde functie minder groeimogelijkheden ervaren.

De reeds opgedane ervaringen van de werkgevers zorgde voor waardevolle input. Er werd direct over en weer meegedacht en geadviseerd.

Praktijkervaring UMC
Hester vertelt over haar ervaringen binnen het UMC met het traject van jobcarving, IHW en functiecreatie. Deze drie termen worden nader uitgelicht voordat ze van start gaat.

  • Jobcarving is het anders indelen van werk om de baan geschikt te maken voor de kandidaat.
  • Inclusief Herontwerpen van Werk (IHW) is een methodiek die je inzicht geeft in taken die voor deelnemers uit de participatiewet kunnen worden uitgevoerd (elementaire taken voor lager geschoolden).
  • Functiecreatie is het afsplitsen van taken en het herinrichten van bedrijfsprocessen.

Voordat het UMC met aangepaste functies begon, is een cao-aanpassing bewerkstelligd om een loonschaal op het wettelijk minimum loon te creëren. Het UMC werkte voorheen vanaf schaal 2/3. Dat betekende dat UMC de kandidaten niet goed konden inpassen, omdat de loonschalen te hoog waren en kandidaten uit de banenafspraak daardoor moeilijker konden instromen en doorgroeien.

Na deze aanpassing is het UMC het IHW-traject ingegaan en zijn op basis van input van alle 18 divisies in samenwerking met het UWV 5 (maatwerk)profielen gemaakt. Het idee is dat deze 5 profielen de basis vormen en daarna op maat gemaakt worden voor potentiele kandidaten.

Hester geeft twee voorbeelden van gecreëerde functies, zoals een medewerker speluitleen op de afdeling Pedagogische Zorg van het WKZ. Dit was van oorsprong functie als bibliothecaris waar na verloop van tijd hand- en spandiensten voor de collega’s op de afdeling bij kwamen. Door dit “project” heeft de betreffende medewerker de organisatie leren kennen en speelt hij nu ook een rol in de ontvangst van bezoek op de afdeling.
Een ander voorbeeld kwam voort uit een workshop banencreatie bij SBCM die een teamleider van de OK had gevolgd. Het bleek een eyeopener. De teamleider startte oriëntatiegesprekken met kandidaten en bij een klik werd er een functie gecreëerd. Er kwam ondersteuning op de afdeling, waardoor niet alleen de werkdruk afnam, maar ook de onderlinge sfeer verbeterde.

Het verhaal riep veel vragen op over de aanpak en het creëren van draagvlak. Hester: “Overtuigen moet je niet doen, verleiden wel. Van operationeel tot strategisch niveau kun je de noodzaak van de win-win situatie aankaarten. De Beroepsvereniging Verzorgenden Verpleegkundigen heeft veel betekend in de versnelling rondom de inclusie-doelstellingen, omdat deze vereniging in een onderzoek al pleitte voor een assistent functie om ruimte te creëren voor de primaire taken van verpleegkundigen”.

De deelnemers herkenden het proces en gingen in gesprek over vragen als:

  • Houd je gecreëerde functies makkelijker buiten een reorganisatie?
  • Maak je bij gecreëerde functies geen uitzondering in de frequentie van de loonwaardemetingen en maakt dit medewerkers niet onzeker?
  • Werk je met een basisfunctiehuis of met meerdere profielen?
  • Hoe creëer je draagvlak tijdens en na het IHW-proces?

De ervaringen lopen uiteen. De Rabobank werkt met 1 maatwerk profiel, met algemeenheden in de functie en wordt er meer toegewerkt naar 10 verschillende rollen, 14 skills en 3 niveaus. Hogeschool Utrecht heeft een basic functiehuis, dat vaak voor 70% overeenkomt met de capaciteiten van iemand uit de doelgroep. Rabobank deelde een best practice t.a.v. draagvlak; de directeur HR organiseerde een lunch voor recruiters en buddy’s van de nieuwe kandidaten, als waardering voor het feit dat zij hun nek uitsteken voor het MVO beleid en voor zingeving in het werk. Het zijn simpele dingen die je zelf kunt organiseren, ook al komt het niet aan de orde in het reguliere performance proces.

Theorie: het IHW traject vanuit het Werkgeversservicepunt (WSP)
Ellen Bijl – bedrijfsadviseur inclusieve arbeidsorganisaties bij WSP – heeft de IHW opleiding gevolgd en is nu één van de 120 collega’s van het WSP die landelijk IHW deskundig zijn. De methodiek IHW is gericht op het vinden van taken voor lager opgeleiden. Uiteraard kijkt het WSP ook naar mogelijkheden voor hoger opgeleiden, al gaat dit vaak makkelijker middels jobcarving. Ellen’s motto: begin klein. Het IHW- traject kan best intensief en tijdrovend zijn; het duurt zo’n 6 à 8 weken, waarbij medewerking wordt gevraagd van HR, en diverse medewerkers. Een voorwaarde voor het traject is dat de werkgever een intentie heeft voor een duurzaam arbeidscontract. Er wordt gestart met een uitgebreide intake, waarna een analyse volgt. Dit zijn interviews en observaties van 2 uur per medewerker op diverse afdelingen. Deze analyse wordt uitgewerkt in een rapport waarna er een adviesgesprek volgt en men kandidaten kan werven.

Ellen vertelt over het proces bij Portaal en ook Portaal zelf komt aan het woord. Ze hebben veel aan het traject gehad. Drie afdelingen hebben de analyse ondergaan en er kwamen 3 profielen uit. De daarop volgende sollicitatierondes verliepen goed en op alle afdelingen zijn kandidaten aan het werk.

Naar aanleiding van de presentatie vroeg de Rabobank zich af of je tijdens het functiecreatie proces niet vaak terugkrijgt dat de meeste gecreëerde, elementaire taken op termijn geautomatiseerd of gerobotiseerd worden. Dit bleek praktijkervaring te zijn, waarbij de focus gelegd kon worden op de wat “warmere, menselijke taken” of de analist van dit proces juist een tijdelijk automatiseringsproject maakt. Ook werd vanuit de KvK gevraagd of het WSP bij de analyse ook naar de vorm van werken kijkt, waarbij er werd gerefereerd aan de agile en scrum methodes die voor lang niet iedere nieuwe collega even toegankelijk zijn. Het antwoord: bij een analyse kijk je vooral naar de taken, maar cultuur, werkafspraken en werkvormen worden ook meegenomen. Soms werkt scrum juist ondersteunend, soms moet er een jobcoach aan te pas komen om deze manier van werken te introduceren.

Werkgevers die ervaring met het IHW traject hebben, zoals Tempo Team, gaven aan dat lang niet alle werkgevers een match vonden met een geschikte kandidaat. Moet de focus dan niet liggen op ook een andere doelgroep dan alleen lager opgeleiden? Rabobank geeft aan dat werkgevers elkaar hierin kunnen helpen. Zij heeft met een collega-werkgever de afspraak dat een nieuwe kandidaat bij hun een werkervaringsplaats kan krijgen (onder social return afspraken) om daarna bij de Rabobank aan de slag te gaan.

Aan de slag: een start met functiecreatie
De sessie werd afgesloten met een doe-opdracht, waarbij in groepjes van drie een organisatie onder de loep werd genomen. De groepjes bogen zich over de vraag hoe de aanpak van IHW binnen de strategie van de organisatie paste, om vervolgens aan de hand van een vragenlijst na te denken over geschikt werk binnen die betreffende organisatie.

Tempo-Team is onder de loep genomen. Ondanks dat er een inclusieve afdeling is voor het uitvoerend werk, blijkt het thema intern nog te onbekend. Er is in de sector een schaarste aan intercedenten en de werkdruk is hoog. Met een andere manier van kijken kan er een ondersteunende functie worden gecreëerd: Vestigingsassistent. Dit wordt nu in de directie besproken.

Reinaerde blijkt op meerdere gebieden actief: dagbesteding, groen en horeca. De organisatie heeft als gehandicaptenzorg een dubbelrol, namelijk voor cliënten en werknemers. Het woord functiecreatie roept weerstand op en moet goed vertaald worden: het gaat gewoon om betaald werken.

De Hogeschool Utrecht sluit hierop aan, omdat ze én een rol hebben als opleider van o.a. studenten met een arbeidsbeperking én tevens werkgever kunnen zijn van deze doelgroep. Middels functiecreatie zijn er functies bij HR en financiën gecreëerd en wordt het nu de uitdaging om in het onderwijs mogelijkheden te creëren. In gezamenlijkheid is het idee ontstaan om te kijken naar de Docent van de Toekomst/e-learning en contact te leggen met de collega rondom werkdruk beleid. Daarnaast wordt een collega van de HAN uit het netwerk van Hogescholen gevraagd een inspiratiesessie te geven over best practices uit hun organisatie.



Tot slot

Ellen vertelt dat er momenteel 120 bemiddelbare Wajongers in de arbeidsmarktregio Midden-Utrecht en dat biedt kansen voor een functiecreatie-traject waar bedrijfsadviseurs van het WSP voor benaderd kunnen worden. Werkgevers geven onderling aan ook graag contact met elkaar te onderhouden om kandidaten (uiteraard met goedkeuring) en cv’s uit te wisselen.

Terug naar boven ⇑

Deel dit bericht
Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin