Op 13 maart organiseerden AWVN en De Normaalste Zaak een inspiratiesessie over ‘Anders Organiseren van Werk’. Een bijeenkomst onder leiding van Astrid Bijl en Maud Smulders over de mogelijkheden en kansen om arbeidsmarktkrapte, werkdruk en uitval tegen te gaan. Drie werkgevers vertellen wat het in de praktijk betekent om anders te kijken naar werk.
Wat bedoelen we met Anders Organiseren van Werk?
De krapte op de arbeidsmarkt was nog nooit zo groot, met tekorten in bijna iedere sector. Er rijden minder treinen, bouwbedrijven groeien niet meer en te weinig zorgpersoneel zorgt voor een te hoge werkdruk, uitval en burn-out. Onze maatschappij staat eigenlijk een beetje op de rem door deze krapte. Tegelijkertijd zijn er nog steeds veel mensen zijn die kunnen én willen werken. Dat zijn bijvoorbeeld jongeren zonder startkwalificatie, statushouders, ouderen en parttimers die meer uren willen werken. Werkzoekenden en werkgevers weten elkaar blijkbaar niet te vinden, er is sprake van een mismatch.
Zoals je hierboven kunt zien, wordt al veel gesleuteld aan de kant van de werkzoekenden, denk aan extra opleidingen en de inzet van zij-instromers. Aan de kant van het werk zelf gebeurt nog weinig, terwijl ook aan deze kant veel mogelijk is om de krapte tegen te gaan. De term jobcarving is bij veel werkgevers wel bekend. Het gaat dan om het aanpassen van een bestaande functie, zodat bijvoorbeeld ondersteunende taken belegd kunnen worden bij anderen.
Anders organiseren focust zich met name op het aanpassen van de bestaande organisatiestructuur, om de processen meer toekomstbestendig te maken en minder kwetsbaar voor schaarste. Zo heeft Astrid Bijl als hoofd Cardiochirurgie in het AMC het werk van verpleegkundigen anders ingericht met als resultaat: hetzelfde werk wordt met dertig procent minder verpleegkundigen gedaan. Die dertig procent is in het AMC ingevuld met statushouders, maar dat zou met allerlei andere doelgroepen ook mogelijk zijn.
Anders Organiseren van Werk, werkgevers aan het woord
Nico Scheffer, Scheffer & Sminia Groep, Heemskerk
Omzetstijging 25%, meer waardering nieuwe medewerkers.
Nico houdt zich binnen het bouwbedrijf onder andere bezig met organisatorische processen. Toen twee jaar geleden de ambitie uitgesproken werd om stevig te willen groeien moesten ze flink aan de slag met werving en selectie en dat viel lang niet mee. ‘De hele wereld probeert mensen te werven. Dus hebben we heel erg aan vacature bomen geschud en noem maar op, maar dat lukte niet en uiteindelijk gingen er zelfs mensen bij ons weg, omdat ze aan de overkant meer konden verdienen.’
Op dat moment werd besloten om kritisch naar de eigen organisatie te kijken en fors in te zetten op digitalisering en het werk anders te verdelen. Buitenlandse werkzoekenden en leerlingen (die wel beschikbaar waren) werden aangetrokken en samen met één ervaren en geschoolde vakman op een project gezet. Het resultaat is dat er dus minder (schaarse) geschoolde vaklieden nodig zijn. Het betekent wel dat sommige medewerkers een andere rol krijgen in een team en je dus goed moet kijken of dat past. Om het controleerbaar te houden kiest SchefferSminia voor buitenlandse werknemers uit maximaal twee landen en is de basisvereiste dat de nieuwe werknemers Engels spreken.
De resultaten liegen er niet om, vorig jaar heeft het bedrijf een omzetstijging van ongeveer vijfentwintig procent gerealiseerd. Daar komt bij dat volgens Nico de waardering voor de nieuwe medewerkers gegroeid is en dat is een mooie ontwikkeling.
Focuspunten:
- Kijk goed naar interne processen, zadel vaklui niet op met urenbriefjes of acquisitie
- Positieve benadering, wie is waar goed in en laat hem vooral dat werk doen
- Niet alles in één keer willen oplossen, begin met makkelijke klussen
- Bepaal welke competenties echt nodig zijn voor bepaald functies/werk.
Naomy Monteban, Roelof van Echten College Hoogeveen
Meer interactie en verlaging werkdruk, verwachting 20% procent minder docenten. 10% ingevuld met ondersteuners 10% investering kwaliteit onderwijs.
Naomy werkt als hoofd P&O bij een zelfstandige voortgezet onderwijsinstelling, met 280 medewerkers en rond de 2.000 leerlingen. Het Roelof van Echten College kampt, net als vele andere onderwijsorganisaties, met grote personeelskrapte.
In plaats van te focussen op zij-instromers en het vak van docent aantrekkelijker te maken, zoekt het Roelof van Echten College naar manieren om het onderwijs anders te organiseren: ‘We zien de samenstelling en de houding van leerlingen veranderen en we hebben te maken met structureel te weinig docenten, dat betekent dat we moeten concluderen dat het onderwijs aan herstructurering toe is.
Het is dus tijd om bijvoorbeeld een docent niet een heel uur voor één klas te zetten, maar om een docent instructie te laten geven van tien minuten aan een grotere groep en een onderwijsassistent de begeleiding te laten doen van een opdracht.’ Ook het leerproces van leerlingen kan anders benaderd worden, met meer interactie, en dat zorgt voor verlaging van de werkdruk, maar ook voor een verbeteringsslag van het onderwijs zelf.
Volgens Naomy is het van groot belang om iedereen mee te krijgen en daarom is veel tijd gestoken in het raadplegen van zowel docenten als leerlingen en aan het informeren van alle betrokkenen. Er is een zogenaamde Guiding Coalition, met een diverse samenstelling, die gevraagd en ongevraagd advies geeft. Dat betekent dat er ruimte is voor enthousiasme en meedenken, maar ook voor kritiek en ja maar.
In de begroting van dit jaar zijn middelen beschikbaar gesteld om pilots op te starten die als doel hebben te onderzoeken hoe het onderwijs anders ingericht kan worden. ‘We zijn er in de praktijk dus al mee bezig. Iedereen ziet wel de noodzaak van een andere aanpak, al is het maar omdat we heel concreet de vacatures niet vervuld krijgen. We zullen met z’n allen wel moeten.’
Naomy verwacht dat er op termijn twintig procent minder docenten nodig is. Tien procent wordt weer ingevuld met ondersteuners en de andere tien procent wordt geïnvesteerd in kwaliteit van onderwijs en lessen.
Helga van Walsem, Onze Lieve Vrouwen Gasthuis, Amsterdam
Na een korte periode is de voorzichtige conclusie dat deze manier van werken efficiënter is en voor meer werkplezier zorgt.
Helga werkt als HR Businesspartner bij het OLVG en is sinds kort bezig met het anders organiseren van werk, met name van verpleegkundigen. Krapte is een van de redenen, maar ook de steeds grotere zorgvraag, uitstroom, functiedifferentiatie en een te hoge werkdruk waren aanleiding om stappen te zetten richting het anders organiseren van het zorgproces.
Op dit moment draaien er pilots op twee verpleegafdelingen. Er wordt gewerkt met zogenaamde miniteams, samengesteld uit een hbo-verpleegkundige, een mbo-verpleegkundige en een zorgondersteuner die per dienst verantwoordelijk zijn voor een bepaald aantal patiënten.
Dat betekent bijvoorbeeld dat een verpleegkundige tijdens een pauze de pieper uit kan zetten, omdat iemand anders uit het team bij spoed even in kan springen. Het betekent ook minder gestoord worden en een duidelijke verdeling van de taken, afgestemd op de capaciteiten, wensen en ontwikkelingsbehoeften van de verpleegkundigen.
Na een korte periode is de voorzichtige conclusie dat deze manier van werken waarschijnlijk efficiënter is en voor meer werkplezier zorgt. De uiteindelijke resultaten zijn nog niet zichtbaar maar Helga heeft positieve verwachtingen.
Focuspunten:
- Benadruk de urgentie
- Stop met praten, maar heb het lef om het gewoon te gaan doen met collega’s die er zin in hebben, waar de energie zit.
- Begin met kleine stapjes, positieve resultaten creëren ruimte voor de volgende stap.
Vragen of hulp nodig?
Inspirerende verhalen van werkgevers die de urgentie onderkenden en het lef hadden om het anders aan te pakken. Het anders organiseren van werk zorgt er ook voor dat je bedrijfsprocessen ingericht zijn om flexibeler om te gaan met arbeidspotentieel. Meer werkzoekenden met verschillende achtergronden en competenties kunnen waardevolle medewerkers binnen de organisatie worden.
Maud en Astrid werken samen met een team van experts en kunnen op maat trajecten aanbieden om met deze materie aan de slag te gaan. Desgevraagd brengen ze ook organisaties met elkaar in verbinding om ervaringen te delen. Dus als er behoefte is om verder te praten, neem contact op. Ze helpen graag! Hier vind je meer informatie over Anders Organiseren van Werk.
Gerelateerde Berichten:
