Veel organisaties willen werk maken van gelijke kansen bij werving en selectie. Toch blijkt objectief werven en selecteren in de praktijk vaak ingewikkelder dan gedacht. Hoe zorg je ervoor dat vacaturehouders en selectiecommissies hun vertrouwde werkwijze loslaten? Dat interne kandidaten een eerlijke kans krijgen en er niet vooraf al een voorkeurskandidaat is? En hoe maak je van objectieve werving en selectie een gezamenlijke verantwoordelijkheid in plaats van een HR-project?
Bij het Liliane Fonds zette HR-adviseur Maaike Scholten de afgelopen jaren belangrijke stappen om objectieve werving en selectie structureel te verankeren in de organisatie. Deelname aan een Community of Practice van De Normaalste Zaak en AWVN vormde daarvoor een belangrijke basis.
Waarom verandering gewenst was
De aanleiding voor deze nieuwe aanpak lag voor het Liliane Fonds niet zozeer in de krappe arbeidsmarkt. De organisatie wilde het werving- en selectieproces vooral beter laten aansluiten op haar eigen missie.
Het Liliane Fonds zet zich in voor een inclusieve samenleving waarin kinderen en jongeren met een handicap, vooral in de armste delen van de wereld, gelijke rechten, kansen en mogelijkheden hebben om volwaardig mee te doen.
Diezelfde gedachte geldt ook binnen de eigen organisatie: iedereen moet gelijke kansen krijgen om mee te doen, talenten te ontwikkelen en bij te dragen vanuit zijn of haar kwaliteiten.
Inclusieve vacatureteksten, objectieve eerste selectie en gestructureerd interviewen
Waar motivatiebrieven en cv’s voorheen een grote rol speelden in de eerste selectie, ligt de focus nu op de antwoorden die kandidaten geven op vooraf vastgestelde vragen. Het cv wordt nog wel bekeken, maar vooral als aanvullende informatie en bij voorkeur pas nadat de eerste selectie heeft plaatsgevonden.
“Concreet streven we naar zo objectief mogelijke vacatureteksten, zonder verborgen competenties. We beperken het aantal functie-eisen tot de meest belangrijke. Voor de eerste selectie vragen we kandidaten drie vragen te beantwoorden die gebaseerd zijn op de drie of vier belangrijkste competenties voor de betreffende positie.”
Volgens Maaike levert dat andere kandidaten op. “Wij selecteren minder op gevoel en minder op zaken die niet direct relevant zijn voor de functie. Met behulp van de STAR-methodiek kijken we naar gedragsvoorbeelden uit het verleden en hoe een kandidaat hierop reflecteert. Zo beoordelen we hoe een kandidaat scoort op de competenties die voor de functie belangrijk zijn.”
Deze methodiek wordt ook toegepast tijdens het gestructureerde interview, dat een vast onderdeel is van het selectieproces. Alle kandidaten krijgen dezelfde vooraf vastgestelde vragen. Daarnaast werken selectiecommissies met scoreformulieren die individueel worden ingevuld. Nadat alle gesprekken hebben plaatsgevonden, worden de inzichten op basis van het objectieve beoordelingsformulier met elkaar gedeeld. Op basis van die individuele scores ontstaat een rangorde die vervolgens gezamenlijk wordt besproken.
“Het gaat er niet om dat degene met de hoogste score automatisch wordt aangenomen. Maar je wilt wel weten hoe iedereen onafhankelijk heeft gescoord, voordat je met elkaar het gesprek aangaat.”
Door meer te selecteren op competenties, gedragsvoorbeelden en reflectie ontstond ruimte voor kandidaten die voorheen misschien niet in beeld kwamen, maar wel geschikt bleken voor de functie. Denk bijvoorbeeld aan kandidaten uit het bedrijfsleven, zonder ervaring in de goede-doelenbranche. Of kandidaten met een neurodivergent brein, die zich qua communicatieve vaardigheden minder sterk profileerden, maar wel over de gevraagde competenties beschikten. Achteraf hoorde Maaike dat die frisse, objectieve blik tijdens de selectie als zeer waardevol werd ervaren.
Ze ziet dit als een belangrijke stap richting een meer inclusief en divers personeelsbestand en meer gelijke kansen voor iedereen die interesse heeft in een functie bij het Liliane Fonds.
Deze aanpak vormt de basis van objectieve werving en selectie: Kijk voornamelijk naar competenties en gedragsvoorbeelden en laat achtergrond, netwerk of specifieke werkervaring geen doorslaggevende rol spelen. Zo voorkom je dat je onbewust kiest voor kandidaten die lijken op de huidige medewerkers en vergroot je de diversiteit aan perspectieven, ervaringen en talenten binnen je organisatie.
Ook interne doorstroom verdient gelijke kansen
Binnen organisaties spelen bij doorstroom informele contacten, bestaande werkrelaties en voorkeur voor kandidaten vaak onbewust een rol. Met als resultaat een speelveld dat niet voor iedereen gelijk is.
“Op dit moment worden de eerste stappen gezet voor het toepassen van objectieve werving en selectie bij interne vacatures. Die aanpak levert verrassende inzichten op. Zo blijken bestaande medewerkers, waar niet direct aan werd gedacht soms ook geschikt. Hierdoor was interne doorstroom mogelijk en externe werving niet nodig.”
Objectief werven en gelijke kansen bieden is geen HR-project
Het HR-team ondersteunt leidinggevenden gedurende het hele proces. Denk aan het bepalen van de juiste competenties, de must-haves, het scannen van vacatureteksten op objectiviteit en verborgen competenties, het opstellen van selectievragen en het voorbereiden van gesprekken. Daarnaast informeert HR de selectiecommissie over het voeren van gestructureerde interviews, het objectief beoordelen van kandidaten en het toepassen van de STAR-methodiek.
Ook wordt uitgelegd wat het belang is van onafhankelijk scoren en waarom beoordelingen pas gedeeld mogen worden nadat alle kandidaten zijn gesproken.
Dat vraagt tijd en aandacht van zowel vacaturehouders als HR. Volgens Maaike levert die investering uiteindelijk betere keuzes op en vergroot het de kans dat de meest geschikte kandidaat wordt geselecteerd. De grootste uitdaging is volgens haar om objectieve werving en selectie tot een gedeelde verantwoordelijkheid te maken en te voorkomen dat het uitsluitend een HR-thema blijft.
Kleine stappen zorgen voor blijvende verandering
Hoewel niet alle resultaten direct in cijfers zijn uit te drukken, ziet Maaike duidelijke veranderingen. Objectief werven en selecteren wordt steeds meer onderdeel van de dagelijkse praktijk. Kandidaten uit andere sectoren vinden vaker hun weg naar het Liliane Fonds en de methode leidt tot een diverser medewerkersbestand. Ook groeit het besef bij leidinggevenden dat een extra investering aan de voorkant leidt tot geschikte kandidaten voor de lange termijn.
Haar belangrijkste advies voor organisaties die hiermee aan de slag willen?
“Stap niet te snel over het waarom van objectieve werving en selectie heen. Neem leidinggevenden en vacaturehouders stap voor stap mee en blijf uitleggen waarom we dit doen. Wat voor jou als HR-adviseur vanzelfsprekend is geworden, kan voor anderen nieuw en spannend zijn. Verandering kost nou eenmaal tijd.”
De aanpak van het Liliane Fonds laat zien dat objectief werven en selecteren geen eenmalig project is, maar een continu leerproces. Door kritisch te blijven kijken naar aannames, keuzes en gedrag groeit de organisatie stap voor stap naar een eerlijker, bewuster, transparanter en inclusiever selectieproces. Juist die ontwikkeling maakt het verschil en vergroot de kansen voor iedere kandidaat, bij iedere vacature.
In september start een nieuwe Community of Practice, waarin werkgevers samen leren hoe zij objectief werven en selecteren succesvol toepassen in hun eigen organisatie.
